บทความ
On-site Shredding คืออะไร เทียบทำลายเอกสารเองในออฟฟิศ
เม.ย.
On-site Shredding คือการทำลายเอกสารที่สถานที่ของเจ้าของเอกสาร โดยผู้ให้บริการนำรถที่ติดตั้งเครื่องทำลายเอกสาร (Mobile Shredding Truck) มาทำลายที่หน้าอาคาร เอกสารจึงไม่ต้องขนออกไปนอกพื้นที่ บทความนี้อธิบายว่าบริการแบบนี้ทำงานอย่างไร เหมาะกับองค์กรแบบไหน และถ้าอยากทำลายเอกสารในออฟฟิศเองควรเลือกเครื่องแบบไหน
หมายเหตุ: บจ. แกนกัสรัศมี (GGRSM) ไม่มีรถทำลายเอกสาร และไม่ได้ให้บริการ On-site Shredding แบบรถเคลื่อนที่ เราเป็นตัวแทนจำหน่าย ให้เช่า และรับซ่อมเครื่องทำลายเอกสารสำหรับใช้ในองค์กร
1. On-site Shredding คืออะไร?
ผู้ให้บริการขับรถที่มีเครื่องทำลายเอกสารขนาดใหญ่ติดตั้งอยู่มาที่อาคารของลูกค้า นำลังเอกสารเข้าเครื่องทำลายโดยมีเจ้าหน้าที่ขององค์กรสังเกตการณ์ได้ แล้วออกหนังสือรับรองการทำลาย (Certificate of Destruction) ให้เก็บเป็นหลักฐาน ระยะเวลาและระดับการทำลายขึ้นกับเครื่องของผู้ให้บริการแต่ละราย ควรสอบถามให้ชัดก่อนจ้าง
2. On-site, Off-site และทำลายเองในออฟฟิศ ต่างกันอย่างไร?
| หัวข้อ | On-site (รถมาทำลายหน้าอาคาร) | Off-site (ขนไปทำลายที่อื่น) | ทำลายเองในออฟฟิศ |
|---|---|---|---|
| เอกสารออกนอกพื้นที่ | ไม่ออก | ออก | ไม่ออก |
| ดูการทำลายได้ | ได้ | ส่วนใหญ่ดูไม่ได้ | ได้ เจ้าหน้าที่ทำเอง |
| หลักฐานการทำลาย | หนังสือรับรองจากผู้ให้บริการ | หนังสือรับรองจากผู้ให้บริการ | บันทึกการทำลายภายในองค์กร |
| เหมาะกับ | เอกสารลับปริมาณมาก เป็นครั้งคราว | เอกสารปริมาณมาก ไม่เร่งด่วน | เอกสารที่เกิดขึ้นทุกวัน |
3. เหมาะกับองค์กรแบบไหน?
บริการทำลายเอกสารจากภายนอกมักใช้กับองค์กรที่มีเอกสารลับสะสมปริมาณมาก เช่น
- โรงพยาบาล/คลินิก เวชระเบียนที่เกินอายุการเก็บ
- ธนาคาร/ประกัน เอกสารลูกค้าและสำเนาบัตรประชาชน
- สำนักงานกฎหมาย สัญญาและเอกสารคดี
- หน่วยงานราชการ เอกสารชั้นความลับ
- HR/บุคคล แฟ้มประวัติพนักงานที่พ้นระยะเก็บ
4. ขั้นตอนโดยทั่วไปของบริการ On-site Shredding
- แจ้งปริมาณ จำนวนลังหรือกิโลกรัมโดยประมาณ ให้ผู้ให้บริการเสนอราคา
- นัดวันเวลา และจุดจอดรถใกล้ที่เก็บเอกสาร
- ส่งมอบเอกสาร เจ้าหน้าที่ขององค์กรตรวจรายการและลงนาม
- ทำลายเอกสาร โดยมีเจ้าหน้าที่ขององค์กรสังเกตการณ์
- รับหนังสือรับรองการทำลาย ที่ระบุวันเวลา น้ำหนัก และผู้ดำเนินการ
5. ระดับการทำลาย P-Level ที่ควรถามก่อนจ้าง
ให้ถามผู้ให้บริการว่าเครื่องบนรถทำลายได้ระดับไหนตามมาตรฐาน DIN 66399 เอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลควรทำลายด้วยแบบ Cross-Cut ระดับ P-4 ขึ้นไป ดูความต่างของแต่ละระดับที่ บทความ P-Level
6. ทางเลือกที่ GGRSM ช่วยได้: ทำลายเอกสารในออฟฟิศเอง
ถ้าเอกสารลับเกิดขึ้นทุกวัน การมีเครื่องทำลายเอกสารในออฟฟิศช่วยให้ทำลายได้ทันที เอกสารไม่ต้องออกนอกพื้นที่และไม่ต้องรอรอบนัด GGRSM ช่วยได้ 3 แบบ
- ซื้อเครื่อง แนะนำรุ่นตามปริมาณเอกสารต่อวันและระดับการทำลายที่ต้องการ ดู เครื่องทำลายเอกสารทุกรุ่น
- เช่าเครื่อง รายเดือนสำหรับงานช่วงสั้น เช่น เคลียร์เอกสารประจำปี (รับระยะเช่า 1, 3, 6 และ 12 เดือน) ดู บริการเช่าเครื่อง
- ซ่อมเครื่อง รับซ่อมทุกยี่ห้อ ประเมินก่อนซ่อม ดู รับซ่อมเครื่องทำลายเอกสาร
สอบถามราคาได้ทาง LINE @ggrsm หรือโทร 065-509-9947
7. PDPA: ทำลายเอกสารให้ตรวจสอบได้
จะจ้างภายนอกหรือทำลายเอง องค์กรก็ควรมีหลักฐานว่าทำลายเอกสารอะไร เมื่อไร และใครเป็นผู้ดำเนินการ ถ้าจ้างบริการภายนอกให้เก็บหนังสือรับรองการทำลายไว้ ถ้าทำลายเองให้ทำบันทึกการทำลายภายใน และใช้เครื่อง Cross-Cut ระดับ P-4 ขึ้นไปกับเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคล รุ่นตัดตรง (Strip-Cut) ไม่เหมาะกับเอกสารกลุ่มนี้
8. มาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับการทำลายเอกสาร
มาตรฐานที่ใช้อ้างอิงระดับการทำลายคือ ISO/IEC 21964 (พัฒนาจาก DIN 66399) ซึ่งกำหนดระดับการทำลาย P-1 ถึง P-7 พร้อมขนาดชิ้นเศษสูงสุดในแต่ละระดับ ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ เว็บไซต์ ISO อย่างเป็นทางการ
องค์กรที่จัดการข้อมูลส่วนบุคคลต้องมีกระบวนการทำลายข้อมูลที่ปลอดภัยและตรวจสอบได้ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ดูแนวปฏิบัติและประกาศล่าสุดได้ที่ เว็บไซต์ทางการของ PDPC
9. เช่าหรือซื้อเครื่องทำลายเอกสารใช้ในออฟฟิศ
องค์กรที่ใช้บริการ On-site Shredding กับเอกสารชุดใหญ่ มักมีเครื่องทำลายเอกสารในออฟฟิศไว้ใช้กับงานประจำวันด้วย บทความเปรียบเทียบเช่ากับซื้อขาดช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อเลือกได้ตรงกับงบประมาณและปริมาณงาน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
Q1: GGRSM มีบริการ On-site Shredding ไหม?
ไม่มี GGRSM ไม่มีรถทำลายเอกสาร เราจำหน่าย ให้เช่า และรับซ่อมเครื่องทำลายเอกสารสำหรับใช้ในองค์กร ถ้าต้องการทำลายเอกสารในออฟฟิศเอง ทีมงานช่วยแนะนำรุ่นให้ได้
Q2: ราคา On-site ต่างจาก Off-site อย่างไร?
โดยทั่วไป On-site มักมีค่าบริการสูงกว่า เพราะผู้ให้บริการต้องนำรถและทีมงานไปถึงหน้างาน ราคาจริงขึ้นกับปริมาณเอกสาร ระยะทาง และผู้ให้บริการแต่ละราย
Q3: ถ้าจ้างบริการภายนอก ควรขออะไรจากผู้ให้บริการ?
ขอหนังสือรับรองการทำลายที่ระบุวันเวลา น้ำหนัก และผู้ดำเนินการ ถามระดับการทำลายตาม DIN 66399 และขอให้เจ้าหน้าที่ขององค์กรสังเกตการณ์ระหว่างทำลายได้
Q4: ทำลายเอกสารเองในออฟฟิศแทนได้ไหม?
ได้ ถ้าปริมาณเอกสารสม่ำเสมอ ใช้เครื่องทำลายเอกสารของออฟฟิศเองได้ เอกสารไม่ออกนอกพื้นที่เช่นกัน เอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลควรใช้เครื่อง Cross-Cut ระดับ P-4 ขึ้นไป
Q5: เอกสารเยอะเป็นช่วง ๆ ควรซื้อหรือเช่าเครื่อง?
ถ้าใช้หนักเฉพาะช่วง เช่น เคลียร์เอกสารประจำปี เช่ารายเดือนได้ ถ้าใช้ทุกวันการซื้อหรือเช่ารายปีมักเหมาะกว่า แจ้งปริมาณเอกสารโดยประมาณให้ทีมงานช่วยเลือกรุ่นที่ขนาดพอดีกับงาน
สรุป
On-site Shredding เหมาะกับเอกสารลับปริมาณมากที่ต้องทำลายเป็นครั้งคราว โดยจ้างผู้ให้บริการเฉพาะทาง ส่วนเอกสารที่เกิดขึ้นทุกวัน การมีเครื่องทำลายเอกสารในออฟฟิศช่วยให้ทำลายได้ทันที GGRSM ไม่มีบริการรถทำลายเอกสาร แต่ช่วยเลือก ขาย ให้เช่า และซ่อมเครื่องทำลายเอกสารให้องค์กรได้ โทร 065-509-9947 หรือดู บริการเช่าเครื่อง
แหล่งข้อมูลและบริการที่เกี่ยวข้อง
ดูเครื่องทำลายเอกสารระดับสำนักงานหลายแบรนด์เพิ่มเติมได้ที่ Office Business (officebsn.com) บริษัทในเครือที่จำหน่ายอุปกรณ์สำนักงาน และติดตามข่าวสารสินค้าได้ที่ Facebook Page ของ บจ. แกนกัสรัศมี
ก่อนตัดสินใจ ฝ่ายจัดซื้อหรือเจ้าหน้าที่ Compliance ควรประเมินปริมาณเอกสารที่สะสมต่อเดือน ระดับชั้นความลับ และความถี่ในการทำลาย ถ้าเอกสารเกิดขึ้นทุกวันให้มีเครื่องในออฟฟิศ ถ้ามีเอกสารชุดใหญ่ปีละไม่กี่ครั้งค่อยพิจารณาจ้างบริการเฉพาะทางเสริม
บทความที่เกี่ยวข้อง
ถ้ากำลังพิจารณาจัดหาเครื่องทำลายเอกสารใช้เองในออฟฟิศ ดูค่าเช่าเทียบราคาซื้อขาด ว่าเช่ากี่เดือนถึงแพงกว่าซื้อเครื่องเอง
