เลือกเครื่องทำลายเอกสารองค์กรให้ผ่านสเปคจัดซื้อ

ลองนึกภาพฝ่ายจัดซื้อของหน่วยงานราชการที่ได้รับโจทย์ว่า “ขอเครื่องทำลายเอกสารที่ตัดได้ละเอียดพอ ผ่านสเปค และมีเอกสารครบสำหรับเบิกจ่าย” แล้วต้องเลือกจากร้านที่ขายอย่างเดียว ไม่มีทีมช่างดูแลต่อ พอเครื่องมีปัญหาขึ้นมา ก็ติดต่อใครไม่ได้ งานเอกสารลับก็ค้าง นี่คือสถานการณ์จริงที่หลายองค์กรเจอ และเป็นเหตุผลที่สำนักงานประกันสังคมเลือกให้ GGRSM ส่งมอบและติดตั้งเครื่อง OB-25S ให้จริงถึงหน้างาน

การเลือกเครื่องทำลายเอกสารสำหรับหน่วยงานหรือบริษัท ไม่เหมือนซื้อเครื่องใช้ทั่วไปที่ดูแค่ราคา เพราะมันผูกกับสามเรื่องพร้อมกัน คือ ระดับความปลอดภัยของข้อมูล กระบวนการจัดซื้อที่ต้องมีเอกสารครบ และบริการหลังการขายที่ต้องพึ่งได้จริง บทความนี้สรุปให้ว่าหน่วยงานมืออาชีพเขาดูอะไรกันบ้าง

ทำไมองค์กรถึงเลือกเครื่องทำลายเอกสารผิดบ่อย

เราเข้าใจว่าฝ่ายจัดซื้อส่วนใหญ่ไม่ได้เป็นผู้เชี่ยวชาญเรื่องเครื่องทำลายเอกสาร พอเปิดสเปคมาเจอตัวเลขเต็มไปหมด ทั้งระดับการตัด จำนวนแผ่นต่อรอบ ความเร็ว ก็เลือกตามราคาถูกที่สุดหรือตามที่คนขายเชียร์ ผลที่ตามมาคือ

• ได้เครื่องตัดหยาบเกินไป เอกสารลับยังต่อกลับได้ ไม่ผ่านมาตรฐานที่หน่วยงานต้องการ
• ได้เครื่องเล็กเกินกำลังใช้งาน ทำลายไม่ทัน ต้องพักเครื่องบ่อย คนต่อคิวรอ
• ซื้อมาแล้วเสีย แต่ไม่มีอะไหล่ ไม่มีช่างซ่อม กลายเป็นเครื่องราคาหลักหมื่นที่ใช้ไม่ได้

สำหรับหน่วยงานราชการและองค์กรที่ดูแลข้อมูลส่วนบุคคล ความผิดพลาดแบบนี้มีต้นทุนสูงกว่าที่คิด เพราะตามกฎหมาย PDPA มาตรา 37 องค์กรมีหน้าที่ทำลายข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อหมดความจำเป็นในการเก็บ และบทลงโทษสูงสุดไปถึง 5,000,000 บาท การเลือกเครื่องให้ “ผ่านสเปค” ตั้งแต่ต้นจึงเป็นเรื่องที่ประหยัดกว่าการแก้ทีหลังมาก

เลือกให้ผ่านสเปคจัดซื้อ ต้องดูอะไรบ้าง

ก่อนเซ็นใบสั่งซื้อ ลองไล่เช็กสามเรื่องนี้ จะช่วยกรองรุ่นที่ “ดูดี” แต่ไม่ตรงงานออกไปได้เยอะ

1. ระดับการตัด (P-Level ตามมาตรฐาน DIN 66399)

มาตรฐานสากล DIN 66399 แบ่งความละเอียดของการทำลายเป็นระดับ P-1 ถึง P-7 ยิ่งเลขสูง ชิ้นเศษกระดาษยิ่งเล็กและต่อกลับยากขึ้น งานเอกสารทั่วไปในออฟฟิศมักใช้ระดับกลาง แต่งานที่มีข้อมูลส่วนบุคคลหรือเอกสารลับ เช่น งานทะเบียน งานการเงิน งานบุคคล ควรเลือกระดับที่ตัดละเอียดแบบ Cross Cut ขึ้นไป เพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายคุ้มครองข้อมูลขององค์กร นี่คือเหตุผลหนึ่งที่สำนักงานประกันสังคมเลือก OB-25S ที่ตัดละเอียดผ่านสเปคที่หน่วยงานกำหนด

2. กำลังและความเร็วให้พอกับปริมาณงานจริง

เครื่องที่เล็กเกินกำลังใช้งานคือสาเหตุอันดับต้น ๆ ที่ทำให้เครื่องพังเร็วและงานค้าง ก่อนเลือกควรประเมินว่าในแต่ละวันต้องทำลายเอกสารประมาณกี่แผ่น มีคนใช้ร่วมกันกี่คน และต้องเดินเครื่องต่อเนื่องนานแค่ไหน แล้วเทียบกับจำนวนแผ่นต่อรอบและระยะเวลาเดินเครื่องของรุ่นนั้น ๆ ออฟฟิศที่ใช้งานหนักควรเผื่อกำลังไว้ ดีกว่าเลือกรุ่นพอดีตัวแล้วต้องทนใช้แบบเกินสเปก

3. งบประมาณ — ซื้อขาดหรือเช่า

ถ้าเป็นการใช้งานประจำระยะยาว การซื้อขาดมักคุ้มที่สุด โดยเครื่องสำหรับออฟฟิศมีให้เลือกตั้งแต่ช่วงราคาประมาณ 18,000 บาทขึ้นไปตามขนาดและระดับการตัด แต่ถ้าเป็นงานชั่วคราว เช่น โครงการตรวจสอบ งานออดิต หรืออีเวนต์ที่ต้องทำลายเอกสารจำนวนมากในช่วงสั้น ๆ การเช่ารายเดือนรุ่นใหญ่กำลังสูงในราคา 20,000 บาทต่อเดือน จะคุ้มกว่าการลงทุนซื้อเครื่องใหญ่ที่ใช้แค่ไม่กี่เดือน นอกจากนี้ยังมีทางเลือกเช่ารายปีรุ่น Office Business หลายรุ่นสำหรับองค์กรที่ไม่อยากผูกงบลงทุนก้อนใหญ่ตั้งแต่แรก

เอกสารจัดซื้อต้องครบ — ใบเสนอราคาและใบกำกับภาษี

จุดที่หน่วยงานราชการและองค์กรให้ความสำคัญไม่แพ้ตัวเครื่อง คือกระบวนการเอกสาร เพราะการเบิกจ่ายต้องมีหลักฐานครบถ้วน GGRSM ออกใบเสนอราคาให้นำไปเปรียบเทียบและขออนุมัติได้ และออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบเมื่อสั่งซื้อ ทำให้ฝ่ายบัญชีและฝ่ายจัดซื้อทำงานต่อได้ราบรื่น ไม่ต้องมาตามเอกสารทีหลัง นี่เป็นอีกเหตุผลที่สำนักงานประกันสังคมเลือกสั่งซื้อกับเรา

บริการหลังการขายจริง — ไม่ใช่ขายแล้วหาย

เครื่องทำลายเอกสารเป็นเครื่องที่มีชิ้นส่วนเคลื่อนไหวและใบมีดที่สึกหรอตามการใช้งาน วันหนึ่งมันต้องการการดูแล ปัญหาที่เจอบ่อยคือซื้อจากร้านที่ขายอย่างเดียว พอหมดประกันแล้วเครื่องมีอาการ เช่น ไม่ดูดกระดาษ ติดขัด หรือใบมีดทื่อ กลับติดต่อไม่ได้ ไม่มีอะไหล่ สุดท้ายต้องทิ้งเครื่องที่จริง ๆ แล้วซ่อมได้

GGRSM ต่างตรงนี้ เรามีทีมช่างดูแลหลังการขายจริง มีอะไหล่ครบในไทย และมีบริการซ่อมรวมถึงดูแลถึงหน้างาน ลูกค้าที่ซื้อเครื่องยี่ห้ออื่นจากที่อื่นมาก็ส่งซ่อมกับเราได้ เพราะเราเชื่อว่าการขายเครื่องคือจุดเริ่มต้นของความสัมพันธ์ ไม่ใช่จุดจบ

ขาย เช่า ซ่อม ครบจบที่เดียว

สิ่งที่ทำให้ GGRSM เป็นที่ไว้วางใจของทั้งหน่วยงานราชการและบริษัทเอกชน คือการให้บริการครบวงจรในที่เดียว ทั้งจำหน่ายหลายแบรนด์โดยไม่ผูกกับแบรนด์เดียว แนะนำรุ่นตามขนาดออฟฟิศและงบจริง มีบริการให้เช่าทั้งรายเดือนและรายปี และมีทีมซ่อมพร้อมอะไหล่ในไทย คุณจึงไม่ต้องวิ่งหาหลายร้านสำหรับงานเดียว

ถ้าหน่วยงานหรือบริษัทของคุณกำลังมองหาเครื่องทำลายเอกสารที่ผ่านสเปค มีเอกสารจัดซื้อครบ และมีคนดูแลต่อจริง ปรึกษาทีมเทคนิคของเราได้ฟรี เราช่วยประเมินขนาดเครื่องที่เหมาะกับปริมาณงานและงบประมาณของคุณ ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ ggrsm.com ดูทางเลือกเช่าเครื่องทำลายเอกสาร หรือติดต่อขอใบเสนอราคาได้เลย