เครื่องพิมพ์บัตรพนักงาน ทำเองหรือส่งร้าน เลือกรุ่นไหน

“พนักงานเข้าใหม่ 2 คน ทำบัตรให้หน่อย” — ประโยคสั้น ๆ ที่ฟังดูเป็นงานห้านาที แต่ถ้าออฟฟิศคุณยังต้องส่งร้านทำบัตร มันไม่เคยจบที่ห้านาที มันคือการรวบรวมไฟล์รูป จัดรูปแบบ ส่งออกไปให้ร้าน รอคิว แล้วรอส่งกลับ กว่าบัตรจะมาถึงมือ คนเข้าใหม่ก็มักจะทำงานไปได้ครึ่งเดือนแล้ว

ส่งร้านทำบัตร ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ราคา แต่อยู่ที่เวลาและการแก้งาน

ลองนึกภาพจังหวะที่เจ็บที่สุด คือตอนที่บัตรส่งกลับมาแล้วพบว่าสะกดชื่อผิดใบเดียว หรือตำแหน่งงานเปลี่ยนหลังส่งไฟล์ไปแล้ว ทุกอย่างต้องวนใหม่อีกหนึ่งรอบ — จัดไฟล์ใหม่ ส่งใหม่ รอคิวใหม่ รอส่งกลับใหม่ สำหรับองค์กรที่มีคนเข้า-ออกเป็นระยะ หรือต้องทำบัตรนักเรียน บัตรสมาชิก บัตรเข้างานอีเวนต์ จังหวะ “รอ” แบบนี้เกิดซ้ำทั้งปี

ต้นทุนที่แท้จริงจึงไม่ใช่ค่าทำบัตรต่อใบ แต่เป็นเวลาของคนในออฟฟิศที่ต้องคอยประสานงานกับร้าน และความรู้สึกไม่พร้อมเวลามีคนใหม่เข้ามาแล้วยังไม่มีบัตรให้ใช้เข้าออกอาคารหรือรูดเครื่องบันทึกเวลา

พิมพ์บัตรเองที่ออฟฟิศ เปลี่ยนอะไรบ้าง

ที่ไหนมีเครื่องพิมพ์บัตรของตัวเอง เรื่องทั้งหมดนี้จบที่โต๊ะทำงาน อยากได้กี่ใบก็พิมพ์เท่านั้น จะพิมพ์ทีละใบก็ได้ พิมพ์ผิดหรือข้อมูลเปลี่ยนก็แก้ในไฟล์แล้วพิมพ์ใหม่ได้ทันที ไม่ต้องรอใคร

ภาพที่เปลี่ยนไปคือ คนเข้าใหม่วันจันทร์ ได้บัตรวันจันทร์ ไม่ต้องยืมบัตรชั่วคราวไปก่อน ฝ่ายบุคคลคุมหน้าตาบัตรและข้อมูลได้เองทั้งหมด และเมื่อมีงานด่วน เช่น ทำบัตรผู้เข้าร่วมสัมมนาแบบวันต่อวัน ก็ทำได้โดยไม่ต้องพึ่งรอบส่งของร้านภายนอก

เลือกเครื่องพิมพ์บัตรจาก 2 คำถามหลัก

คำถามที่คนมักถามก่อนคือ “ต้องซื้อรุ่นไหน” แต่คำถามที่ควรถามก่อนจริง ๆ มีแค่สองข้อ ตอบสองข้อนี้ได้ การเลือกรุ่นจะง่ายขึ้นมาก

1. บัตรของคุณพิมพ์หน้าเดียวหรือสองหน้า

บัตรจำนวนมากใช้ข้อมูลด้านหน้าด้านเดียวก็เพียงพอ — รูป ชื่อ ตำแหน่ง โลโก้องค์กร แต่บางองค์กรออกแบบให้มีข้อมูลด้านหลังด้วย เช่น เงื่อนไขการใช้บัตร เบอร์ติดต่อฉุกเฉิน หรือบาร์โค้ด ถ้าบัตรของคุณต้องมีสองหน้าเป็นประจำ ควรมองรุ่นที่พิมพ์สองหน้าอัตโนมัติ เพราะจะไม่ต้องคอยพลิกบัตรกลับด้านเอง ซึ่งเสียเวลาและจัดตำแหน่งยากเมื่อทำหลายใบ

2. ปีหนึ่งคุณทำบัตรราวกี่ใบ

ถ้าทำบัตรแบบเดียวกัน ปีละไม่กี่สิบใบ ตามจังหวะคนเข้าใหม่ รุ่นเริ่มต้นก็ตอบโจทย์แล้ว ไม่จำเป็นต้องซื้อเกินงาน แต่ถ้าต้องออกแบบบัตรหลายรูปแบบ พิมพ์ต่อเนื่องเป็นงานประจำตลอดทั้งปี หรือต้องรองรับงานเร่งเป็นชุดใหญ่ ค่อยขยับไปฝั่งรุ่นที่ทำงานหนักกว่า

4 รุ่นที่มีในเว็บ ต่างกันตรงไหน

ปัจจุบันเรามีเครื่องพิมพ์บัตรให้เลือกสองกลุ่มหลัก แบ่งตามลักษณะการใช้งานได้ชัดเจน

• กลุ่มรุ่นเริ่มต้น — Evolis Badgy 100 และ Badgy 200 เหมาะกับออฟฟิศที่ทำบัตรเป็นครั้งคราวตามคนเข้าใหม่ เน้นใช้งานง่าย เริ่มพิมพ์ได้ที่โต๊ะทำงาน Badgy 200 จะยืดหยุ่นเรื่องการออกแบบได้มากกว่ารุ่น 100
• กลุ่มงานต่อเนื่อง — HID Fargo DTC1250e และ DTC1500 เหมาะกับองค์กรที่พิมพ์บัตรเป็นงานประจำหรือเป็นชุด จุดต่างสำคัญคือ DTC1500 พิมพ์สองหน้าแบบอัตโนมัติ ไม่ต้องกลับบัตรเอง เหมาะถ้าบัตรของคุณมีข้อมูลทั้งสองด้านเป็นมาตรฐาน

หลักคิดง่าย ๆ คือ เริ่มจากความต้องการจริงของบัตรและปริมาณงาน แล้วค่อยเลือกรุ่น ไม่ใช่เลือกรุ่นแพงสุดไว้ก่อน รายละเอียดและสเปกของแต่ละรุ่นดูได้ที่หน้าสินค้าใน หมวดเครื่องพิมพ์บัตรพลาสติก ซึ่งอัปเดตข้อมูลและราคาล่าสุดไว้ให้แล้ว

ค่าใช้จ่ายต่อเนื่องที่ต้องคิดเผื่อ

เครื่องพิมพ์บัตรต่างจากเครื่องพิมพ์เอกสารตรงที่มีวัสดุสิ้นเปลืองหลักคือ ริบบอนสีสำหรับพิมพ์ และบัตร PVC เปล่าที่ใช้เป็นเนื้อบัตร สองอย่างนี้คือค่าใช้จ่ายต่อเนื่องที่ควรคิดเผื่อตั้งแต่ตอนเลือกเครื่อง เพราะเป็นต้นทุนจริงต่อการพิมพ์หนึ่งใบ

ข้อดีคือ ริบบอนและบัตร PVC เปล่ามีจำหน่ายในเว็บของเราด้วย ของหมดกลางทางก็สั่งต่อได้เลย ไม่ต้องไปตามหาจากหลายที่ ทำให้วางแผนสต็อกวัสดุล่วงหน้าได้ง่าย และมั่นใจว่าเครื่องพร้อมพิมพ์เมื่อต้องใช้

ซื้อในนามองค์กร ออกใบกำกับภาษีได้เต็มรูป

สำหรับฝ่ายจัดซื้อ GGRSM เป็นนิติบุคคล (บจ. แกนกัสรัศมี) สามารถซื้อในนามหน่วยงานและออกใบกำกับภาษีเต็มรูปในนามบริษัทได้ หน่วยงานราชการวางบิลเครดิตได้ และบริษัทลงทะเบียนเป็นผู้ค้าภาครัฐในระบบ e-GP เรียบร้อยแล้ว ทำให้กระบวนการจัดซื้อเดินเอกสารได้ตามระเบียบ

ยังไม่แน่ใจว่าต้องถึงรุ่นไหน? บอกคร่าว ๆ ก็ได้ว่าปีหนึ่งทำบัตรราวกี่ใบ และพิมพ์หน้าเดียวหรือสองหน้า ทีมงานจะช่วยดูให้ว่ารุ่นเริ่มต้นพอ หรือควรขยับไปฝั่งงานต่อเนื่อง ถ้าตัวเริ่มต้นพอกับงานของคุณ เราก็บอกตรง ๆ ไม่เชียร์ให้ซื้อเกินงาน หรือติดต่อทีมงาน GGRSMเพื่อขอคำแนะนำก่อนตัดสินใจ